Compliance bei der LEG
„Die LEG Immobilien SE hat sich das Ziel gesetzt, ein erfolgreicher Anbieter von gutem Wohnraum zu fairen Preisen zu sein. Fairness ist also ein wesentlicher Teil unseres Selbstverständnisses. Dazu gehört es, sich an Regeln zu halten. Compliance ist daher ein wichtiger Grundpfeiler unseres Wirtschaftens – für die LEG als Ganzes, aber auch für jeden Einzelnen. Unter Compliance verstehen wir das rechtlich und ethisch einwandfreie Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Umfeld. Compliance schafft Vertrauen, verringert Haftungsrisiken und ist Voraussetzung für langfristiges und nachhaltiges Wachstum und das Ansehen unseres Unternehmens. Wir dulden keine Verstöße gegen Gesetze sowie interne Richtlinien und Regelungen und sichern das Einhalten unserer Compliance-Regeln durch eine Unternehmenskultur, in der Werte wie Integrität, Professionalität, Vertrauen und Nachhaltigkeit vermittelt und gelebt werden.“
– Lars von Lackum, Vorstandsvorsitzender der LEG Immobilien SE (CEO)
Grundwerteerklärung
Unsere Grundwerteerklärung enthält das Ziel und die Strategie unseres Unternehmens sowie die Werte, welche die Grundlage unseres Umgangs mit Kunden, Mitarbeitern, Investoren, Geschäftspartnern und der Gesellschaft bilden.
Code of Conduct
Unser Code of Conduct konkretisiert das Leitbild der LEG und setzt die darin enthaltenen Werte in verbindliche Verhaltensregeln für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte im Geschäftsalltag um. Er beinhaltet unter anderem Bestimmungen zur Korruptionsprävention, zur Vermeidung von Interessenkonflikten, zur Informationssicherheit und zum Datenschutz sowie zum Schutz von Menschenrechten und Umwelt. Der Code of Conduct gilt für alle Personen, die für die LEG tätig sind. Einzelheiten zu den in ihm enthaltenen Verhaltensstandards sind in konzernweit gültigen internen Regelungen und Richtlinien festgelegt.
Konzernrichtlinie Menschenrechte und Umweltschutz (zugleich Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte und der Umwelt)
Die LEG bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und all diejenigen, auf die sich ihre Geschäftstätigkeit auswirkt. Wir sind uns unserer Verantwortung in der Gesellschaft sowie unserer menschenrechtlichen und umweltrechtlichen Sorgfaltspflichten bewusst. Verstöße gegen Menschenrechte und gegen nationale und internationale Umweltschutzvorschriften werden nicht toleriert. Die LEG richtet ihr unternehmerisches Handeln entsprechend aus und erwartet dies auch von ihren Geschäftspartnern.
Geschäftspartnerkodex
Mit unseren Geschäftspartnern vereinbaren wir deshalb verbindlich unseren Geschäftspartnerkodex. Dieser umfasst nicht nur Grundsätze für die Zusammenarbeit, die Integrität und Zuverlässigkeit sicherstellen, sondern legt auch besonderen Wert auf die Einhaltung von menschenrechtlichen und umweltrechtlichen Sorgfaltspflichten sowie ethischen Verhaltensstandards.
Compliance Management System (CMS)
Die LEG verfügt über ein Compliance Management System (CMS), das Maßnahmen zur Einhaltung von Rechtsvorschriften und unternehmensinternen Richtlinien bündelt. Zu den Maßnahmen des CMS gehören unter anderem regelmäßige und anlassbezogene Schulungen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir führen Schulungen für alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch, in denen unser Code of Conduct und die internen Regelungen und Richtlinien erläutert, Informations- und Beschwerdemöglichkeiten aufgezeigt und Fragen beantwortet werden. Dies wird durch Präsenzschulungen in sensiblen Bereichen und nach compliance-relevanten Ereignissen ergänzt. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter absolvieren außerdem jährliche Auffrischungsschulungen über ein digitales Schulungstool.
Die Verantwortung für das CMS der LEG liegt beim Vorstand, während die organisatorische und fachliche Zuständigkeit den Abteilungen Recht & Compliance, interne Revision (für die Untersuchung von Compliance-Verstößen) und Steuern für das Steuer-CMS obliegt. Unser Compliance-Beauftragter, der Abteilung Recht & Compliance angegliedert ist, berichtet regelmäßig an den Vorstandsvorsitzenden und den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Ein Compliance-Team unter der Leitung des Compliance-Beauftragten berät über Sachverhalte, entwickelt Strukturen und Maßnahmen im Rahmen des CMS und informiert die Unternehmensleitung über Änderungen in den rechtlichen Rahmenbedingungen.
Für den Bereich Datenschutz berät ein externer Datenschutzbeauftragter im Hinblick auf bestehende Datenschutzbestimmungen und überwacht deren Einhaltung. Zudem kümmert sich ein unternehmensinternes Datenschutz-Management-Team um die Umsetzung des Datenschutzes bei der LEG und die Beratung der Fachbereiche. Der Datenschutzbeauftragte und das interne Datenschutz-Management-Team stehen sowohl der Unternehmensführung als auch den Beschäftigten, Mieterinnen und Mietern und Geschäftspartnern der LEG sowie der Aufsichtsbehörde als Ansprechpartner zur Verfügung.
Das CMS wird im Rahmen einer jährlichen Risikoinventur geprüft. Zusätzlich werden Compliance-Risiken und Gegenmaßnahmen vierteljährlich durch das Risikomanagementsystem erfasst und bewertet. Das CMS ist außerdem nach dem Zertifizierungssystem des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft zertifiziert.
Hinweisgebersystem
Sollte trotz der ergriffenen Maßnahmen ein Compliance-Verstoß eintreten, der in den Zuständigkeitsbereich der LEG fällt, bietet die LEG sowohl ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch externen Personen die Möglichkeit, sich an den Compliance-Beauftragten zu wenden oder rund um die Uhr anonym und vertraulich über das digitale Hinweisgebersystem der LEG (www.bkms-system.com/LEG) Hinweise abzugeben. Alle bestätigten Compliance-Fälle werden angemessen und unabhängig von der Position der betreffenden Person im Unternehmen behandelt. Zudem gilt das "Prinzip der Gleichbehandlung", wodurch gleiche Regelverstöße gleichbehandelt werden. Hinweisgebende Personen werden in besonderem Maße durch das Hinweisgeberschutzgesetz und unseren Code of Conduct geschützt. Sie müssen keine Benachteiligung oder Bestrafung als Folge ihrer Meldung befürchten. Dies gilt natürlich nicht bei einem Missbrauch des Systems. Einzelheiten hierzu sind in der „Verfahrensordnung zum Compliance-Hinweisgebersystem und zum Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz" geregelt.
Maßnahmen im Falle von Fehlverhalten werden in der Rechtsabteilung dokumentiert. Die Dokumentation möglicher arbeitsrechtlicher Schritte erfolgt aus Datenschutzgründen in der Personalabteilung.