Compliance bei der LEG
„Die LEG Immobilien SE hat sich das Ziel gesetzt, ein erfolgreicher Anbieter von gutem Wohnraum zu fairen Preisen zu sein. Fairness ist also ein wesentlicher Teil unseres Selbstverständnisses. Dazu gehört es, sich an Regeln zu halten. Compliance ist daher ein wichtiger Grundpfeiler unseres Wirtschaftens – für die LEG als Ganzes, aber auch für jeden Einzelnen. Unter Compliance verstehen wir das rechtlich und ethisch einwandfreie Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Umfeld. Compliance schafft Vertrauen, verringert Haftungsrisiken und ist Voraussetzung für langfristiges und nachhaltiges Wachstum und das Ansehen unseres Unternehmens. Wir dulden keine Verstöße gegen Gesetze sowie interne Richtlinien und Regelungen und sichern das Einhalten unserer Compliance-Regeln durch eine Unternehmenskultur, in der Werte wie Integrität, Professionalität, Vertrauen und Nachhaltigkeit vermittelt und gelebt werden.“
– Lars von Lackum, Vorstandsvorsitzender der LEG Immobilien SE
Grundwerteerklärung
Unsere Grundwerteerklärung enthält das Ziel und die Strategie unseres Unternehmens sowie die Werte, die Grundlage unseres Umgangs mit Kunden, Mitarbeitern, Investoren, Geschäftspartnern und der Gesellschaft sind.
Code of Conduct
Unser Code of Conduct präzisiert das Leitbild der LEG und setzt die darin enthaltenen Werte für den Geschäftsalltag in Regeln für das Verhalten unserer Mitarbeiter und Führungskräfte um. Er enthält Regelungen für Bereiche wie Korruptionsprävention, Interessenkonflikte, Informations- und Datenschutz, Diskriminierung und Schutz des Unternehmenseigentums und gilt für alle Personen, die für die LEG tätig sind. Einzelheiten zu diesen Verhaltensstandards sind in konzernweit gültigen internen Regelungen und Richtlinien festgelegt, die im Intranet veröffentlicht sind.
Geschäftspartnerkodex
Unser Geschäftspartnerkodex wird verbindlich mit unseren Geschäftspartnern vereinbart. Er gilt für Geschäftspartner und ihre Subunternehmer und enthält Grundsätze der Zusammenarbeit zur Gewährleistung von Integrität, Zuverlässigkeit sowie wirtschaftlich, und ethisch korrekten Verhaltensstandards.
Richtlinie Menschenrechte
Die LEG bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte für alle Mitarbeiter und all diejenigen, auf die sich ihre Geschäftstätigkeit auswirkt, und bringt dies in ihrer Richtlinie Menschenrechte zum Ausdruck.
Compliance Management System (CMS)
Die LEG verfügt über ein Compliance Management System (CMS), das Maßnahmen zur Einhaltung von Rechtsvorschriften und unternehmensinternen Richtlinien bündelt. Zu den Maßnahmen des CMS gehören unter anderem auch die regelmäßigen und anlassbezogenen Schulungen der Mitarbeiter. Wir erläutern allen unseren neuen Mitarbeitern unseren Code of Conduct sowie die diesen konkretisierenden internen Regelungen und Richtlinien, zeigen Informations- und Beschwerdemöglichkeiten auf und besprechen offene Fragen. Dies wird flankiert durch Präsenzschulungen in sensiblen Bereichen und nach Compliance-relevanten Ereignissen. Zusätzlich hat die LEG in 2021 ein digitales Schulungstool eingeführt, über das jährliche Auffrischungsschulungen durch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu absolvieren sind. Ein wesentlicher Zweck des digitalen Schulungstools ist es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von bestehenden Regelungen in Kenntnis zu setzen und so Compliance-Verstöße zu verhindern.
Die Verantwortung für das CMS der LEG liegt beim Vorstand, die organisatorische und fachliche Zuständigkeit obliegt den Abteilungen Recht & Compliance und Revision. Der Vorstand ernennt einen Compliance-Beauftragten, der der Abteilung Recht & Compliance zugeordnet ist und regelmäßig an den Vorstandsvorsitzenden und den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. Ein Compliance-Team unter der Leitung des Compliance-Beauftragten berät über Sachverhalte, entwickelt Strukturen und Maßnahmen im Rahmen des CMS und informiert die Unternehmensleitung über die Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen.
Für den Bereich Datenschutz berät ein externer Datenschutzbeauftragter im Hinblick auf die bestehenden Datenschutzbestimmungen und überwacht deren Einhaltung. Der Datenschutzbeauftragte steht sowohl der Unternehmensführung, den Beschäftigten, den Mietern und Geschäftspartnern der LEG als auch der Aufsichtsbehörde bei Bedarf als Ansprechpartner zur Verfügung.
Das CMS wird im Rahmen einer jährlichen Risikoinventur geprüft. Zusätzlich werden Compliance-Risiken und Gegenmaßnahmen vierteljährlich durch das Risikomanagementsystem erfasst und bewertet. Das CMS ist außerdem nach dem Zertifizierungssystem des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft zertifiziert.
Hinweisgebersystem
Mitarbeiter, die Kenntnis von bestehenden oder möglichen Verletzungen von Gesetzen oder internen Regelungen erhalten, können sich an ihren Vorgesetzten oder den Compliance-Beauftragten wenden oder den Vorfall über
rund um die Uhr und unter Wahrung der Anonymität an ein digitales Hinweisgebersystem melden. Alle bestätigten Compliance-Fälle werden angemessen und unabhängig von der Position der betreffenden Person im Unternehmen behandelt (zero tolerance). Darüber hinaus gilt das "Prinzip der Gleichbehandlung", d.h. gleiche Regelverstöße werden gleichbehandelt. Dabei werden gemäß unserem Code of Conduct für Mitarbeiter und im Einklang mit unserer Unternehmenskultur keine nachteiligen Maßnahmen gegen im guten Glauben handelnde Hinweisgeber ergriffen.
Die Maßnahmen, die im Falle eines Fehlverhaltens ergriffen werden, werden in der Rechtsabteilung dokumentiert. Die Dokumentation möglicher arbeitsrechtlicher Schritte erfolgt aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Personalabteilung. Gemäß unserem Verhaltenskodex und unserer Unternehmenskultur verbietet unsere Non-Retaliation Policy jegliche nachteilige Maßnahme gegen Whistleblower.
