Richtlinie Whistleblower

Hinweisgebersystem (Whistleblowing)

Die LEG hat im Jahr 2005 ein umfassendes Whistleblowing-System implementiert, um Compliance-Risiken und ethischen Geschäftsrisiken zu begegnen.

Personen, die Grund zu der Annahme haben, dass Organmitglieder oder Mitarbeiter der LEG gegen Compliance-Regeln verstoßen haben, können sich an ihre Vorgesetzten, den Compliance Officer oder den externen Ombudsmann wenden. Letzterer ist ein qualifizierter externer Rechtsanwalt und kann daher dem Hinweisgeber Anonymität garantieren und hat – im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten – ein Auskunftsverweigerungsrecht gegenüber der Staatsanwaltschaft und der Unternehmensleitung.

Der externe Ombudsmann kann von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten über eine externe Website/E-Mail-Adresse kontaktiert werden. Diese Möglichkeit wird den Mitarbeitern in unserem Intranet proaktiv kommuniziert. Darüber hinaus stellt sich der Ombudsmann im Rahmen unseres Onboarding-Programms auch unseren neuen Mitarbeitern vor und ermutigt sie, sich in relevanten Fällen an ihn zu wenden. Neue Lieferanten werden von unserer Einkaufsabteilung informiert. Allgemeine Hinweise finden sich auch in unserem Jahresbericht.

Nach Erhalt von Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße bewertet der Ombudsmann diese Hinweise und entscheidet eigenständig, diese Hinweise an den Compliance-Beauftragten weiterzuleiten, der dann die Aufgabe hat, den Sachverhalt zu prüfen und einen Compliance-Verstoß gemäß den geltenden Gesetzen und den internen Regeln der LEG zu behandeln.

Verlangt ein Hinweisgeber von der LEG eine Gegenleistung für Informationen, so gelten die folgenden Grundsätze:

Die LEG zahlt nicht für Informationen.

Die LEG geht keine sonstigen "monetären" Verpflichtungen ein.

Alle bestätigten Regelverstöße werden angemessen und unabhängig von der Stellung des Betroffenen im Unternehmen behandelt (Null-Toleranz). Darüber hinaus wird der "Gleichbehandlungsgrundsatz" umgesetzt, d.h. gleiche Regelverstöße werden gleich behandelt.

Die Entscheidung über etwaige Maßnahmen gegen Mitarbeiter trifft die Personalabteilung in Abstimmung mit der Geschäftsführung des betreffenden Mitarbeiters.

Der Compliance-Beauftragte analysiert in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, der internen Revision und anderen Fachabteilungen, inwieweit die bestehenden Prozesse aufgrund der Verstöße zu optimieren sind, um das Risiko weiterer gleichartiger Verstöße zu verhindern.

Die getroffenen Maßnahmen werden in der Rechtsabteilung dokumentiert. Die Dokumentation möglicher arbeitsrechtlicher Schritte erfolgt aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Personalabteilung.

Gemäß unserem Verhaltenskodex und unserer Unternehmenskultur verbietet unsere Non-Retaliation Policy jegliche nachteilige Maßnahme gegen Whistleblower.

Im Jahr 2019 und im Jahr 2020 gab es bisher keine wesentlichen Beschwerden.

 

General Counsel

LEG Immobilien SE

Oktober 2020