Richtlinie Menschenrechte

Konzernrichtlinie Menschenrechte

zugleich

Grundsatzerklärung zur Achtung der

Menschenrechte und der Umwelt

Präambel

Die LEG Immobilien SE („LEG“) bekennt sich zur Achtung der Menschenrechte auf Basis der Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen (UN Guiding Principles on Business and Human Rights).

Die LEG ist ein führendes börsennotiertes Wohnungsunternehmen in Deutschland. Zu dem Kerngeschäft der LEG gehört die Vermietung von Wohnraum und Gewerbeeinheiten zu einem fairen Preis für breite Schichten der Bevölkerung und der An- und Verkauf von Immobilien.. Die LEG bietet außerdem wohnungsnahe Dienstleistungen an, wie zum Beispiel die Sanierung von Häusern und Wohnungen, Handwerkerleistungen, Energiedienstleistungen, Grünpflege und Hausmeisterdienste. Die Immobilien der LEG sind ausschließlich in Deutschland gelegen. Die LEG unterhält im operativen Geschäft ausschließlich Geschäftsbeziehungen mit in Deutschland bzw. in der EU ansässigen Geschäftspartnern.

Als verantwortungsvoll agierendes Unternehmen ist es für die LEG selbstverständlich, die Menschenrechte und die Umwelt entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu achten, zu schützen und zu fördern. Verstöße gegen international verankerte Menschenrechte und gegen nationale und internationale Umweltschutzvorschriften werden nicht toleriert.

Die LEG verfolgt damit die Vision einer nachhaltigen und gerechten Weltwirtschaft, in der unternehmerischer Erfolg nicht auf Ausbeutung und Gewalt basiert, sondern auf gegenseitigem Respekt und Integrität.

Die LEG bekennt sich dabei zu den folgenden international anerkannten Regelungswerken:

• Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen
• Kernarbeitsnormen der internationalen Arbeitsorganisation (ILO)
• Europäische Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten
• Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen
• OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen
• Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen (Mitgliedschaft seit August 2021)

Die darin enthaltenen Werte und Normen sind Basis einer verantwortungsvollen Unternehmensführung und sind verankert in konzerninternen Regelungen und Richtlinien der LEG. An die darin verankerten Anforderungen hält sich die LEG bei der Erfüllung ihrer menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht.

§ 1          Aufgabe und Ziel dieser Richtlinie

Der regulatorische Rahmen für die Wahrnehmung der menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten deutscher Unternehmen wird durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz („LkSG“) gesetzt. Das LkSG verfolgt das Ziel, menschenrechtliche und umweltbezogene Standards entlang der gesamten Lieferkette zu gewährleisten und definiert dazu die folgenden Sorgfaltspflichten für Unternehmen:  

• die Etablierung eines angemessenen und wirksamen Risikomanagementsystems
• die jährliche sowie anlassbezogene Durchführung einer Risikoanalyse einschließlich der Identifikation prioritärer Risiken
• die Ableitung und Umsetzung geeigneter Präventions- und Abhilfemaßnahmen einschließlich ihrer Wirksamkeitskontrolle
• die Einrichtung und das Betreiben eines Beschwerdeverfahrens
• die fortlaufende Dokumentation und Berichterstattung
• sowie die Schaffung klar definierter Verantwortlichkeiten.

Diese Konzernrichtlinie regelt und beschreibt alle Verfahren, die die LEG umsetzt, um ihre menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten nach dem LkSG zu erfüllen. Sie soll die Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und der Umwelt in allen Bereichen der LEG verankern, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der LEG eine klare Orientierung für ihr Handeln bieten und zugleich die Stakeholder der LEG umfassend informieren.

§ 2       Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt verbindlich für den Vorstand und alle Mitarbeiter der LEG Immobilien SE sowie der dieser gemäß § 15 AktG verbundenen Beteiligungsgesellschaften.

Die in dieser Erklärung niedergelegten Grundsätze zur Menschenrechts- und Umweltstrategie gelten im gesamten Geschäftsbereich des LEG Konzerns und sind von der Geschäftsleitung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Wahrnehmung der ihnen übertragenen Aufgaben einzuhalten. Die LEG erwartet die Einhaltung der Menschenrechte und umweltbezogener Pflichten von allen Geschäftspartnern, sie ist die Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbeit mit der LEG.

§ 3          Geschützte Rechtspositionen

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verfolgt das Ziel, menschenrechtliche und umweltbezogene Standards entlang der gesamten Lieferkette zu gewährleisten. Zu diesem Zweck definiert es eine Reihe geschützter Rechtspositionen, deren drohende Verletzung durch umfangreiche Sorgfaltspflichten vorgebeugt werden soll. Zu den geschützten Rechtspositionen zählen:

• Verbot von Kinderarbeit, Ausbeutung und Menschenhandel
• Schutz vor Sklaverei und Zwangsarbeit
• Freiheit von Diskriminierung
• Arbeitsschutz und damit zusammenhängende Gesundheitsgefahren
• Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns
• Recht, Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen zu bilden
• Verbot der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung oder Gewässerverunreinigung
• Schutz vor widerrechtlichem Landentzug
• Schutz vor Folter
• Verbot der Herstellung, Verwendung und Entsorgung von mit Quecksilber versetzten Produkten, Quecksilberverbindungen und – abfällen
• Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen.

§ 4          Menschen- und umweltrechtliches Risikomanagement

1. Gegenstand

Die zum Schutz der geschützten Rechtspositionen erforderlichen Sorgfaltspflichten werden für den eigenen Geschäftsbetrieb und die gesamte Lieferkette im Rahmen eines menschen- und umweltrechtlichen Risikomanagementsystems umgesetzt.

Das Risikomanagement im Rahmen der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht umfasst dabei:

• die regelmäßige sowie anlassbezogene Risikoanalyse einschließlich Bewertung und Priorisierung der Risiken
• die Umsetzung angemessener und wirksamer Präventionsmaßnahmen
• die Umsetzung angemessener und wirksamer Abhilfemaßnahmen
• die regelmäßige Wirksamkeitskontrolle

Durch die horizontale und vertikale Integration der Sorgfaltspflichten in alle maßgeblichen Geschäftsabläufe stellt die LEG sicher, dass Risiken erkannt und Präventions- und Abhilfemaßnahmen zielgerichtet umgesetzt werden.

1. Zuständigkeiten

Die übergeordnete Verantwortung für die Achtung der Menschenrechte und der umweltbezogenen Pflichten  bei den Geschäftstätigkeiten der LEG trägt der Vorstand.

Der Vorstand hat einen Menschenrechtsbeauftragten benannt, der für die Überwachung der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten bei der LEG zuständig ist. Der Menschenrechtsbeauftragte berichtet anlassbezogen, mindestens aber einmal jährlich an den Gesamtvorstand. Sofern ein Vorstandsmitglied selbst von einem Compliance-Vorwurf betroffen ist sowie im Rahmen der Berichterstattung über das Compliance Management System berichtet der Menschenrechtsbeauftragte an den Risiko- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.

Der Menschenrechtsbeauftragte wird unterstützt durch ein Gremium für Menschenrechte und umweltbezogene Pflichten (sog. „Sorgfaltspflichtengremium“). Das Sorgfaltspflichtengremium ist fachübergreifend besetzt mit Mitarbeitern aus den Bereichen Compliance, Nachhaltigkeit, Einkauf, Risikomanagement und Personal. Der Menschenrechtsbeauftragte ist Vorsitzender dieses Gremiums. Das Gremium tagt mindestens vierteljährlich. Es tauscht sich zur laufenden Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten der LEG und ihrer Wirksamkeit aus und schlägt dem Vorstand notwendige Präventions- und Abhilfemaßnahmen vor.

1. Risikoanalyse

Die LEG  führt regelmäßig und anlassbezogen vollumfängliche Risikoanalysen in Bezug auf die Einhaltung der Menschenrechte und umweltbezogener Pflichten innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs und bei ihren unmittelbaren Zulieferern durch.

Hinsichtlich der Geschäftspartner erfolgt eine abstrakte Risikoanalyse unter Zugrundelegung der allgemeinen Angaben der Geschäftspartner – insbesondere Herkunftsland und Branche –mithilfe interner und externer Quellen. Auf der Grundlage von Selbstbewertungen der Geschäftspartner, eines KI-gesteuerten Medienanalysetools, nachgewiesener Zertifizierungen und eigener Erkenntnisse aus Kontrollen oder Geschäftsvorgängen werden  Geschäftspartner anschließend auf konkrete menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken überprüft. Dabei wird nicht nur das Herkunftsland und die Branche des Geschäftspartners berücksichtigt. Es werden auch Produktrisiken, Handelsstufenrisiken, die Komplexität vorgelagerter Lieferketten sowie eine Vielzahl weiterer Daten überprüft, um Risiken einzugrenzen, zu lokalisieren und frühzeitig zu erkennen.

Liegen Hinweise oder konkrete Anhaltspunkte für menschenrechtsbezogene und -  umweltbezogene Verstöße im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette vor, prüft der Menschenrechtsbeauftragte gemeinsam mit dem Sorgfaltspflichtengremium, ob und in welchem Umfang eine anlassbezogene Risikoanalyse erfolgt.

Die Risikoanalyse für den eigenen Geschäftsbereich wird über das konzernweit implementierte Compliance Management System („CMS“) der LEG abgedeckt. Darüber hinaus sind Nachhaltigkeitsrisiken in das konzernweite Risikomanagementsystem integriert. Das Risikomanagement bei der LEG unterliegt einer ständigen Prüfung und Anpassung.

Die erste Betrachtung des eigenen Geschäftsbereichs sowie der Lieferkette hat ergeben, dass die Sicherstellung der folgenden Aspekte für die LEG prioritär sind:

• Persönliche Würde und individuelle Wertschätzung
• Beschäftigung und Gleichbehandlung
• Gute und faire Arbeitsbedingungen, Sicherheit am Arbeitsplatz
• Arbeitsbedingungen in der Lieferkette
• Umweltschutz
• Privatsphäre und Datenschutz

Auf dieser Grundlage erfolgen die weiterführende Risikoanalyse sowie die Aufnahme bereits bestehender Präventionsmaßnahmen und ihre Weiterentwicklung.

1. Maßnahmen

a)            Präventionsmaßnahmen

Auf Grundlage der Risikoanalyse entwickelt und implementiert die LEG Präventionsmaßnahmen, um relevante Risiken zu minimieren und potenziellem Schaden vorzubeugen. Diese Maßnahmen sind Teil des konzernweit gültigen Compliance Management Systems, durch das auch die Einhaltung der umwelt- und menschenrechtliche Sorgfaltspflichten sichergestellt werden soll. Zu den Maßnahmen dieses CMS gehören der Code of Conduct sowie verschiedene diesen konkretisierende Richtlinien und interne Regelungen, das Hinweisgebersystem, sowie jährliche und anlassbezogene Schulungen aller Mitarbeiter, in denen der Code of Conduct der LEG sowie die diesen konkretisierenden internen Regelungen und Richtlinien erläutert sowie Informations- und Beschwerdemöglichkeiten aufgezeigt und besprochen werden. Mitarbeiter und Führungskräfte können sich zu allen Fragestellungen zum Thema Compliance an den Compliance Beauftragten wenden und sich zusätzlich auf der Compliance Intranetseite der LEG informieren.

In der konkreten Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern soll der Geschäftspartnerkodex der LEG für die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und die Einhaltung wesentlicher umweltbezogener und menschenrechtlicher Standards sorgen.

Für den Bereich Datenschutz beraten das interne Team des Datenschutzmanagements der LEG und ein externer Datenschutzbeauftragter im Hinblick auf die bestehenden Datenschutzbestimmungen und überwachen deren Einhaltung. Zudem erfüllen die bei LEG bestehenden Betriebsratsgremien im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben eine Überwachungsfunktion im Hinblick auf den Beschäftigtendatenschutz. Der Datenschutzbeauftragte steht sowohl der Unternehmensführung, den Beschäftigten, den Mietern und Geschäftspartnern der LEG als auch der Aufsichtsbehörde bei Bedarf als Ansprechpartner zur Verfügung.

b)           Abhilfemaßnahmen

Erlangt die LEG Kenntnis darüber, dass die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht im eigenen Geschäftsbereich oder bei einem unmittelbaren Zulieferer bevorsteht oder bereits eingetreten ist, ergreift sie unverzüglich Maßnahmen, um diese Verletzung zu verhindern, zu beenden oder ihr Ausmaß zu minimieren. Hinsichtlich der Geschäftspartner werden Maßnahmen in Abhängigkeit der Schwere der Verletzung getroffen. Als Ultima Ratio beendet die LEG Geschäftsbeziehungen.

c)            Wirksamkeitskontrolle

Die LEG überprüft die Wirksamkeit der implementierten Präventions- und Abhilfemaßnahmen sowie des Beschwerdeverfahrens regelmäßig durch den Menschenrechtsbeauftragten und das Sorgfalspflichtengremium beziehungsweise sofern dies anlassbezogen notwendig ist. Bei Bedarf werden die Maßnahmen unverzüglich aktualisiert.

§ 5          Beschwerdeverfahren

Unsere Mitarbeiter können mögliche Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltnormen bzw.  mögliche Verletzungen von Gesetzen oder internen Regelungen über das bei der LEG eingeführte internetbasierte Hinweisgebersystem melden, das rund um die Uhr für Hinweise zur Verfügung steht (www.bkms-system.com/leg). Dabei kann der Hinweisgeber auf Wunsch anonym bleiben. Alle gemeldeten Vorfälle werden zeitnah untersucht und bearbeitet.

Verantwortlich für die Untersuchung ist der Compliance Beauftragte. Der Compliance Beauftragte ist bei Erfüllung seiner Aufgaben unabhängig und nicht an Weisungen gebunden. Ihm müssen zur Erfüllung seiner Aufgabe die zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stehen und es dürfen ihm keine Nachteile entstehen.

Der Compliance Beauftragte wird unterstützt von einem Hinweisgeberteam, bestehend aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilungen Recht & Compliance und Revision. Der Compliance Beaufragte und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hinweisgeberteams sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Vor Abschluss der Untersuchung konsultiert der Compliance Beauftragte den Vorstand oder – wenn der Vorstand selbst von der Beschwerde betroffen ist – den Prüfungsausschuss.

§ 6          Dokumentation und Berichterstattung

Die Umsetzung aller Sorgfaltspflichten wird fortlaufend dokumentiert.

In unserem Menschenrechtsbericht an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) informieren wir die Öffentlichkeit jährlich über erkannte Risiken, ergriffene Maßnahmen und den erzielten Fortschritt.

§ 7          Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie wird in angemessenen Abständen überprüft und weiterentwickelt.